HEMMELIGHEDEN BAG PLANLÆGNING

PLANLÆGNING PÅ 3. KLASSES NIVEAU

Hvorledes planlægger man sin hverdag, så man opnår den bedste effektivitet og fokus. Et spørgsmål jeg ofte støder på igennem min erhvervscoaching og som mange ofte stiller sig selv eller i bedste fald kæmper med i kraft af de bivirkninger, det har, hvis man ikke mestrer dette, så hvad er hemmeligheden bag effektiv planlægning.

Hvad vi lærte i skolen om planlægning er ikke tilfældet i vores daglige planlægning, hverken professionelt eller privat Hvordan kan det være, at vi gør dette, og hvorfor har vi ikke taget ved lære af vores folkeskolelærer eller diverse management kursus. 

Årsagen er, at man mangler det rigtige fundament til at komme i gang, den rigtige platform til at lave sit afsæt på. Hvis man ikke har det, og man oplever, at der intet er sket med en given opgave i et tilpas stykke tid, reagerer vi og går direkte til handling, hvilket giver et umiddelbart resultat. Ofte ender det i forkerte handlinger eller kaos, hvis flere gør det samtidig, hvorefter selve planlægningen kommer til sin fulde ret og typisk bliver påkaldt af en selv eller andre med positive og konstruktive fremskridt til følge. 

Hvad er det så, der udgør den rigtige platform eller fundament, hvorledes sikrer vi os det overfor vores tid, projekter og liv som helhed? Det rigtige fundament for at påbegynde ting, opgaver e.l. i sit personlige som professionelle liv fås ved at forholde sig til disse faktorer: 

lær at planlægge

Forstil dig trekanten ligesom et tag på et hus, der ikke ville være holdbar, hvis ikke alle sider bliver bygget. Under de tre begreber ”Hvad”, ”Hvorfor” og ”Hvorledes” kan man tilknytte en masse undergrupper såsom organisering, principper, referenceramme, brainstorming m.m. 

Dette lyder måske lidt som en gentagelse af, hvad læren fortalte os i skolen og så alligevel ikke, da man skal lægge mærke til at udover faktorerne – ”Hvad” og ”Hvorledes” inddrages begrebet ”Hvorfor”. Det giver startskuddet til selve drivet og passionen for det, vi laver. I moderne human ressource kalder man det ”line of sight”. Ofte kan folk være svære at motivere, hvis de ikke har et klart nok formål, der bidrager til ens eget liv.

Lad os tage et eksempel: Jørgen var key account manager i en stilling hos et større konsulent bureau og var uddannet cand. merc. og havde egentlig en stilling, der passede okay med hans uddannelse bortset fra, at han i det sidste års tid var begyndt at kede sig lidt, da en del af hans opgaver var blevet mere eller mindre rutine præget. Kjeld var ansat i samme firma dog med et helt andet ansvarsområde, da han var ansvarlig for ”New Bizz – nye kunder i virksomheden”. 

Virksomheden var en del af et større skandinavisk firma, og fra hovedkontoret var der blevet udstukket nogle nye retningslinier i forhold til firmaets kunder. Kjeld havde derfor taget fat på Jørgen i forbindelse med, at lave et projekt om kvalitetssikring af deres fælles kunder. Jørgen var umiddelbart ikke så motiveret, selv om det lå meget godt op af de evner og uddannelse han havde – Årsagen var, at han ikke rigtig kunne se, hvorfor han skulle engagere sig så meget i det, da det jo ikke ville føre til nogen væsentlig forandring i hans job. Projektet havde ligget hen i et par måneder og skulle præsenteres på det snarlige fællesmøde de skandinaviske lande i mellem, så de to herre var begyndt at arbejde på det mere eller mindre sammen og med en løs dagsorden, hvilket havde resulteret i at deres arbejde ikke rigtig havde udmøntet sig i noget konstruktivt fælles program for virksomheden, så direktøren havde indkaldt dem til et planlægningsmøde. 

På mødet blev der udstukket de sædvanlige regler for planlægning i form af nogle mål og delmål, men til Jørgens store overraskelse fortalte direktøren, at der er i forbindelse med fællesmødet også ville blive diskuteret rammerne for et nyt job og senere afdeling med afsæt i denne kvalitetssikring af kunder og, at de to herre vil være naturlige kandidater for jobbet. Ikke overraskende tilførte det en masse drive og energi til Jørgens deltagelse i projektet, da han lige pludselig kunne se HVORFOR han burde og ikke mindst skulle gøre alt, hvad han kunne for at lave et så godt projekt som muligt.

Find de rigtige motivatore

Historien beskriver, hvorfor det er så vigtigt at arbejde ud fra den rigtige platform baseret på ens egen drømme og mål, da det giver den rigtige indgangsvinkel til ens virke, og vil gøre en mere lykkelig, effektiv og fokuseret. Inden længe vil jeg præsentere et time management system, der ligger op til dette, og integrere det i ens virke professionelt som personligt, men indtil da. – Sørg for at designe dit liv og ikke blot overleve det.